Smaller Default Larger

Get things done, czyli jak panować nad czasem?

 Wiesław Bełz: Get things done. Co zrobić by lepiej się organizować? Jakie rady dają tu autorytety tej dziedziny?

Piotr Gabrysz: Rada generalna, która znakomicie poprawia organizację: Jeżeli coś, co masz zrobić zajmie ci mniej niż dwie minuty zrób to zaraz! To naprawdę działa. Sprawy drobne potrafią zaśmiecić cały dzień - enigmatyczna odpowiedź na maila, zaadresowanie koperty, krótki telefon z potwierdzeniem spotkania itp. Nie załatwiając ich natychmiast zostawiamy w głowie "otwarte koła". Nasza podświadomość trzyma nas w napięciu, bo coś za chwilę jeszcze musimy zrobić.
  Gra zarządzanie czasem wciąga. Kolejny krok:


Nie pamiętać - zapisywać ale konkretnie. Kajet albo organizer w komputerze to pierwszy krok. Samoprzylepne karteczki też, ale tylko do drobnych spraw, bo wprowadzają nerwowość (mój Boże tyle spraw do załatwienia. Nie zdążę). Zapisywać należy sprawy do załatwienia a nie tematy. Na przykład: zamiast "Dzwonić do Wieśka" ( po tygodniu możemy nie pamiętać w jakiej sprawie) zapisać "Dzwonić do Wieśka. Zarezerwować miejsce w pierwszym rzędzie na konferencji" Wpisy pod poszczególnymi datami realizować.
To podstawa. Potem można przystąpić do następnego kroku: podziału spraw według ważności i terminu wykonania. Zapisanie się na kurs prawa jazdy motocyklowego trwa chwilę ale skutkuje kilkoma tygodniami kursów jazd itp. Kiedy połączymy to z wejściem naszej spółki na giełdę może być kłopot. Główny kłopot z hierarchizacją zadań polega na trudności w odróżnieniu spraw bieżących od ważnych. Często jest tak, że sprawy bieżące, bo są teraz, wydają się nam ważne, ale tak nie jest. 
Posprzątać biuro! Dla nas, przyzwyczajonych do twórczego chaosu, to potężne wyzwanie. Nie chodzi tu o brud na wykładzinie, czy niedomytą szklankę, chociaż bez wątpienia wpływa to na samopoczucie. Posprzątać biuro oznacza pozbycie się wszystkich zbędnych rzeczy i papierów. Kopii dokumentów, starych, niepotrzebnych rachunków, notatek i dziesiątek innych przedmiotów i materiałów, które nigdy, ale to nigdy nam się już nie przydadzą. Rzeczy potrzebne segregujemy i opisujemy Uwaga: to wcale nie jest proste ale warto poświęcić na to tyle czasu ile trzeba. Takie porządki trzeba powtarzać, bo lubimy obrastać rzeczami. 
Korzystamy z czasu. Pewna moja bardzo zajęta znajoma nie ma czasu na prasę a jednocześnie jest na bieżąco. Jak to robi? Kupuje swoje ulubione gazety i ich nie czyta tylko odkłada. Kiedy wylatuje gdzieś służbowo, a robi to dość często zabiera na lotnisko swoją lekturę. Czyta w oczekiwaniu na samolot, czyta w samolocie - wykorzystuje czas, który i tak jest zmuszona poświęcić. Zastosowanie się do tych 5 prostych punktów na początek powinno pomóc.

W.B: Co jest dziś dla menedżerów najczęstszą barierą w skutecznym działaniu?

P.G.Oni sami. Większość przeszkód bierze się z "nas". Głównym błędem jest "reaktywne myślenie", czyli marnowanie czasu i nerwów na sprawy, na które nie mamy wpływu. Kiedy złapiemy się na udowadnianiu, że wszyscy są winni tylko nie my, to właśnie wpadliśmy w pułapkę reaktywnego myślenia. Inteligencja i ego. Kadra kierownicza to najczęściej ludzie ambitni i inteligentni. Skoro przewodzą, to widocznie wiedzą jak, czyli mają rację. Zawsze. Inteligentni ludzie mają bardzo duży arsenał narzędzi do obrony swojego stanowiska. A przecież muszą go bronić, bo są menadżerami. I zamiast zająć się działaniem marnują czas na udowadnianie swojej racji. Uświadomienie sobie, że nie ma tylko mojej prawdy, że współpracownik może mieć lepszy pomysł jest trudne, ale w praktyce sprawia cuda. Niechęć do delegacji zadań. (patrz pkt 2). Przecież wiemy wszystko najlepiej, poza tym to nasza firma, więc komu bardziej zależy na efekcie? Poza tym i tak trzeba ich pilnować, więc lepiej zrobię to sam. Sprzężenie zwrotne związane z pkt 3 - tzw syndrom dowódcy. Skoro chcemy mieć zawsze rację, to współpracownicy w pewnym momencie będą przytakiwać, nawet jak prowadzimy statek na mieliznę. Przecież masz rację! Brak lustra może być bardzo bolesny.

szkolenie "Jak zdążyć ze wszystkim na czas" Katowice -
zobacz szczegóły

Nasi Partnerzy